Warum der formlose Austausch von Informationen für Ihr Unternehmen einen Haken hat

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Der folgende Text ist ein Auszug einer Präsentation vom 10. März 2021 “The Strategic Value of Copyright Licensing Solutions,” von Mary Ellen Bates, dessen Mitschnitt hier verfügbar ist. 

Unabhängig von ihren internen Richtlinien zur Lizenzierung von Urheberrechten lässt sich bei der Arbeit in Unternehmen derzeit eines nicht leugnen: Die Zusammenarbeit erfolgt formloser denn je. Laut der Studie „2020 Information Seeking and Consumption Study“ von Outsell Inc. (http://www.copyright.com/industry-landing/2020-outsell-consumption-study/ ) geben schätzungsweise zwei Drittel der Befragten an, dass sie zu Hause arbeiten, und ein Drittel teilt und nutzt mehr Inhalte, als im Büro. Da so viele Menschen im Homeoffice arbeiten, wurde die gemeinsame Nutzung von Materialien oder das formlose Diskutieren eines Artikels in der Kaffeeküche durch eine rein virtuelle Zusammenarbeit ersetzt.

Vor allem in forschungs- und entwicklungsintensiven Unternehmen geschieht die Zusammenarbeit von Forschenden zumeist rund um veröffentlichte Informationen. Die Daten von Outsell aus dem Jahr 2020 zeigen, dass Führungskräfte – und nicht nur jene die mit Wissen arbeiten – Inhalte viel häufiger als andere teilen – im Durchschnitt 25 Mal pro Woche und mit durchschnittlich zwölf weiteren Personen.

Neben der vielfältigen Nutzung von Inhalten durch die Führungsebene gibt es viele andere Möglichkeiten mit denen veröffentlichte Informationen in Unternehmen genutzt werden, die Sie bisher vielleicht noch nicht bedacht haben:

Interne Präsentationen

Bei Schulungen und Meetings können interne Präsentationen oft Informationen aus veröffentlichten Berichten enthalten, um ein klareres Bild von der Außenwelt durch Marktstatistiken und Verbraucherstimmungen zu erhalten. Auch wenn es sich um interne Präsentationen handelt, können veröffentlichte Informationen weitergegeben werden, die möglicherweise nicht urheberrechtsfrei oder lizenziert sind. Es herrscht oft das Gefühl, „wenn es nur intern ist, ist es vielleicht in Ordnung“ – eine Annahme, die zwar nicht stimmt, aber dennoch weit verbreitet zu sein scheint.

Wettbewerbsanalysen

Viele nehme nicht an, dass Competitive-Intelligence-Teams in ähnlichem Umfang Informationen nutzen wie z. B. die Forschungs- und Entwicklungsabteilung.  Aber da Unternehmen im Wettbewerb stehen, um neue Technologien zu entwickeln und Wege zu finden, Kunden zu binden und zu halten, ist ein Verständnis der Wettbewerbslandschaft unerlässlich. CI-Teams speichern oft spezifische Nachrichtenartikel, veröffentlichte Literatur, Pressemitteilungen und andere Materialien in Bezug auf direkte Konkurrenten, die bei Bedarf anderen Bereichen des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden.

Regulatorische Unternehmensbereiche

Wenn ein Unternehmen einen Zulassungsantrag bei einer Regulierungsbehörde stellt, muss möglicherweise die Wirksamkeit oder Sicherheit eines Produkts oder einer Dienstleistung dokumentiert werden. Zu diesem Zweck müssen regulatorische Unternehmensbereiche wie Regulatory Affairs oftmals entsprechende Artikel für ihre Anträge bei der Einreichung nachweisen und ergänzen. Zu diesem Zweck ist es wichtig, dass die erforderlichen urheberrechtlichen Genehmigungen dafür eingeholt wurden und vorliegen.  Ohne eine entsprechende Lizenzierungsstrategie kann dies oft bedeuten, dass zusätzliche Genehmigungen erneut eingeholt werden müssen.

Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen

Wenn Teammitglieder innerhalb Ihrer Organisation mit Mitgliedern eines anderen Unternehmens (wie zum Beispiel Agenturen oder externen Partnern) zusammenarbeiten, kommt es häufig zu der Fehleinschätzung, dass „wir alle in einem Team sind, und es also OK ist, bestimmte Artikel einfach weiterzugeben.“ Diese Annahme ist nicht korrekt. Aber da eine Weitergabe oft so selbstverständlich und problemlos möglich ist, merken die Beteiligten nicht, dass sie sich nicht an das Urheberrecht halten.

Die hohe Geschwindigkeit bei der Wiederverwertung von Inhalten erfordert eine unternehmensweite Strategie

Strukturelle unternehmerische Rahmenbedingungen unterstützen nicht zwingend eine  unkomplizierte Zusammenarbeit. Die oben genannten Beispiele sind nur einige Unternehmensbereiche, die bei der Arbeit an einer unternehmensweiten Content- und Lizenzierungsstrategie einbezogen und berücksichtigt werden müssten.

Das hohe Innovationstempo erfordert einen unternehmensweiten Zugriff auf Informationen. Neben den informationsintensiven Gruppen innerhalb einer Organisation wie F&E, die Konkurrenzbeobachtung, Wissenschaftler, oder Mitarbeiter, die gerne viele externe Informationen einbringen, verarbeiten und wiederverwenden, gibt es andere Bereiche der Organisation, die davon profitieren könnten, wenn diese Informationen nicht in Silos untergebracht wären.

Wir wollen den Informationsfluss, der für die Zusammenarbeit unerlässlich ist, nicht unterbinden, aber wenn Mitarbeiter einen Artikel informell weitergeben, kann viel von dem strategischen Wert des Inhalts selbst verloren gehen. Die Vorteile, die sich aus lizenzierten Inhalten ergeben können, gehen über Wert des reinen Textes hinaus.

Trotz der Tatsache, dass viele aus der Ferne arbeiten, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass niemand völlig alleine arbeitet. Mitarbeiter arbeiten in Teams und Gruppen, und sie müssen in der Lage sein, mit Hilfe relevanter Informationen innerhalb dieser Gruppen zusammenzuarbeiten.  Mit einer Urheberrechtsrichtlinie und einer Lizenzierungslösung können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen dies in Übereinstimmung mit dem Urheberrecht tut.

Author: Mary Ellen Bates

Mary Ellen Bates is the principal of Bates Information Services Inc., providing business insights to strategic decision makers and consulting services to the information industry. Mary Ellen worked for over a decade in corporate and government information centers before launching her business in 1991. She received her MLIS from the University of California Berkeley and is based near Boulder, Colorado.